Política de privacidad
Última actualización: 16 de octubre de 2026
IAVINCHI es una plataforma de CRM conversacional con inteligencia artificial: los negocios que la contratan atienden a sus clientes por WhatsApp, Messenger e Instagram desde una sola bandeja, con ayuda de agentes de IA. Esta política explica qué datos personales trata IAVINCHI, de quién son, para qué, con quién se comparten y cómo ejercer tus derechos sobre ellos.
Responsable y contacto
IAVINCHI es un establecimiento de comercio inscrito en la Cámara de Comercio de Bucaramanga con matrícula No. 737012, de propiedad de Jayson Jair Ramírez Beltrán, comerciante matriculado con NIT 1095936588-2, con domicilio en la Calle 22 # 16-07, Torre 6, Apartamento 745, Arboleda Campestre, Girón (Santander), Colombia, teléfono +57 317 669 5702. Ese es el responsable del tratamiento. Para cualquier asunto sobre tus datos escribe a iavinchi@davidrambeltagency.com. Respondemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, como lo establece la Ley 1581 de 2012.
Dos papeles distintos
IAVINCHI trata datos personales en dos papeles, y conviene distinguirlos. Respecto de las personas que usan la plataforma (el dueño de una cuenta y su equipo), IAVINCHI es el responsable del tratamiento. Respecto de los clientes finales de cada negocio (las personas que le escriben por WhatsApp, Messenger o Instagram), el responsable es ese negocio, e IAVINCHI actúa como encargado: trata esos datos por cuenta del negocio, siguiendo sus instrucciones y solo para prestarle el servicio.
Si le escribiste a un negocio que usa IAVINCHI, tus datos están en su cuenta. Puedes ejercer tus derechos directamente ante ese negocio o escribirnos a nosotros: en ese caso le trasladamos tu solicitud y te confirmamos el resultado.
Qué datos tratamos
De las personas que usan la plataforma: nombre, correo electrónico, contraseña (guardada únicamente como hash), rol dentro de la cuenta, segundo factor de autenticación si lo activan, los registros técnicos de acceso (dirección IP, navegador, fecha y hora, acciones realizadas) y la prueba de que aceptaron los términos y esta política (qué versión, cuándo, desde qué IP y con qué navegador).
De los clientes finales de cada negocio, lo que el negocio recibe o registra: nombre, número de teléfono, correo electrónico y usuario de la red social; los mensajes que intercambian con el negocio (texto, imágenes, documentos, audios y su transcripción); las citas, tratos y campos personalizados que el negocio anota en su CRM; el idioma; y el origen y la prueba del consentimiento para recibir mensajes.
De la conexión con Meta: los identificadores de las cuentas y números de WhatsApp Business, páginas de Facebook y cuentas de Instagram que el negocio conecta, y las credenciales necesarias para operar esas conexiones, que se guardan cifradas.
De la inteligencia artificial: cada negocio conecta su propia clave del proveedor de IA que elija. Esa clave se guarda cifrada, nunca se muestra y solo se usa para generar respuestas y transcribir notas de voz en nombre de ese negocio. IAVINCHI registra cuántos tokens consume cada respuesta, cuántos minutos de audio cada transcripción y con qué modelo, para que el negocio vea su gasto.
Solo los datos necesarios
Para crear un acceso solo se piden el nombre, el correo y una contraseña. IAVINCHI no pide documento de identidad, fecha de nacimiento, dirección ni ningún otro dato que el servicio no necesite.
Los campos que un negocio decide anotar sobre sus clientes en su CRM los define el propio negocio, que responde por ellos y debe pedir solo los necesarios para la finalidad que informó a sus clientes.
Tu autorización y su prueba
La autorización para tratar tus datos como usuario de la plataforma la das marcando la casilla de esta política, que nunca viene marcada, al crear tu acceso o cuando la plataforma te pide aceptar una versión nueva. Es una casilla aparte de la de los términos y condiciones: aceptar uno no acepta el otro.
Como lo exigen la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, IAVINCHI conserva la prueba de esa autorización: la versión del documento, la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador desde el que la diste. Ese registro no se edita ni se borra, y puedes pedir una copia de lo tuyo escribiendo a iavinchi@davidrambeltagency.com.
Para qué los usamos
Para prestar el servicio: recibir y enviar mensajes por los canales conectados, mostrarlos en la bandeja del negocio, permitir que un agente de IA o una persona respondan, agendar citas, enviar recordatorios y llevar el CRM del negocio.
Para generar respuestas con inteligencia artificial: el contenido de la conversación se envía al proveedor de IA que el negocio eligió, con las instrucciones que el negocio configuró, y la respuesta vuelve a la conversación. El agente consulta datos reales del negocio mediante herramientas; no inventa precios, horarios ni políticas.
Para transcribir las notas de voz: si el proveedor de IA que el negocio eligió transcribe audio (hoy, OpenAI), cada nota de voz se le envía con la clave del propio negocio y el texto vuelve a la conversación, para que el equipo y el agente puedan leerla. Si el negocio usa otro proveedor, no conectó ninguno o el suyo no responde, la nota se transcribe en los servidores de IAVINCHI, sin enviarla a ningún proveedor de IA.
Para la seguridad y la trazabilidad: cada acción relevante queda en un registro de auditoría con quién la hizo y cuándo; ese registro no se puede editar ni borrar. Los accesos del equipo de soporte de IAVINCHI a una cuenta quedan registrados, tienen motivo obligatorio y el negocio puede verlos en su propia pantalla.
Para medir el uso del servicio y facturarlo. IAVINCHI no usa los datos de los clientes finales de un negocio para publicidad, ni los vende, ni los cruza con los de otros negocios.
Datos de las plataformas de Meta
IAVINCHI usa la WhatsApp Business Platform, la Messenger Platform y la Instagram Messaging API de Meta para recibir y enviar mensajes en nombre de los negocios que conectan sus cuentas. Los datos que llegan por esas plataformas (mensajes, identificadores de usuario, nombres de perfil y estados de entrega) se usan exclusivamente para mostrar y atender esas conversaciones dentro de la cuenta del negocio, de acuerdo con los términos de la plataforma de Meta.
IAVINCHI no usa esos datos para construir perfiles publicitarios, no los comparte con terceros ajenos a la prestación del servicio y los elimina cuando el negocio lo pide o cuando su cuenta se cierra.
Datos de Google
Un negocio puede conectar su cuenta de Google para que IAVINCHI lea una hoja de cálculo de Google Sheets (por ejemplo, la lista de créditos aprobados o un inventario) o traiga archivos de Google Drive a su espacio de Archivos. IAVINCHI solo accede a las hojas y archivos que el negocio elige o comparte expresamente con la plataforma; no recorre el resto de su Drive.
También puede conectar la ficha de su negocio en Google (Perfil de Empresa, lo que sale en Google Maps y en la Búsqueda) para ver en su Panel cuántas personas tocaron «Llamar», «Sitio web» o «Cómo llegar» y cuántas vieron la ficha. IAVINCHI lista las fichas que esa cuenta de Google administra para que el negocio elija la suya, y de esa ficha solo lee esas cifras por día: no cambia nada de la ficha, no lee reseñas ni mensajes, y Google no le dice quién llamó.
Esos datos se usan únicamente para la función que el negocio activó: que su agente de IA consulte la hoja cuando un cliente pregunta por su caso, o que los archivos traídos queden disponibles en su cuenta. No se usan para publicidad, no se venden, no se comparten con terceros ajenos a la prestación del servicio, no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial y ninguna persona de IAVINCHI los lee, salvo que el negocio lo pida para darle soporte o que lo exija la ley.
Las credenciales de acceso a Google se guardan cifradas, con una clave distinta por cuenta. El negocio puede desconectar Google en cualquier momento desde Integraciones o desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google; al hacerlo, IAVINCHI deja de acceder a sus datos y elimina las credenciales guardadas.
El uso y la transferencia que hace IAVINCHI de la información recibida de las API de Google cumple la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. (IAVINCHI’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)
Con quién se comparten
Con Meta Platforms, para que los mensajes lleguen y salgan por WhatsApp, Messenger e Instagram.
Con el proveedor de inteligencia artificial que cada negocio elija (por ejemplo OpenAI, Anthropic o Google), únicamente el contenido necesario para generar cada respuesta y transcribir sus notas de voz, y bajo la cuenta y la clave del propio negocio.
Con los proveedores de infraestructura que alojan la plataforma (servidores, almacenamiento de archivos y copias de seguridad), bajo contrato y solo para operar el servicio. Esos servidores pueden estar fuera de Colombia; en ese caso la transferencia se hace con las garantías que exige la ley.
Con autoridades, cuando una ley u orden judicial lo exija.
Con nadie más. IAVINCHI no vende datos personales.
Cómo los protegemos
Toda la comunicación viaja cifrada. Las credenciales de canales y de proveedores de IA se guardan con cifrado de sobre, con una clave distinta por cuenta. Los datos de cada negocio están aislados de los demás a nivel de base de datos. El acceso del equipo requiere contraseña y, si el negocio lo exige, segundo factor. Los registros técnicos nunca contienen el contenido de los mensajes.
Cuánto tiempo los conservamos
Mientras la cuenta del negocio esté activa y por el tiempo necesario para cumplir las obligaciones legales y contables. El negocio puede eliminar contactos y conversaciones en cualquier momento desde la plataforma. Al cerrarse una cuenta, sus datos se eliminan de los sistemas activos y desaparecen de las copias de seguridad en el ciclo normal de rotación.
Tus derechos
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, a revocar la autorización que hayas dado, a pedir prueba de esa autorización, a ser informado sobre el uso que se les ha dado y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para ejercerlos escribe a iavinchi@davidrambeltagency.com indicando tu nombre, el canal por el que te comunicaste (por ejemplo, tu número de WhatsApp) y, si lo sabes, el negocio con el que hablaste. Te responderemos en los plazos que fija la ley.
Cómo se eliminan los datos
Si eres cliente final de un negocio: escríbele al negocio o a iavinchi@davidrambeltagency.com pidiendo la eliminación de tus datos. Se borran tu contacto, tus conversaciones y los archivos asociados en la cuenta de ese negocio, y te lo confirmamos por el mismo medio.
Si usas la plataforma como negocio: puedes eliminar contactos y conversaciones desde la propia aplicación, y puedes pedir el cierre de tu cuenta escribiendo a iavinchi@davidrambeltagency.com; con el cierre se eliminan todos los datos de la cuenta.
Si te comunicaste con un negocio a través de una aplicación de Meta y quieres eliminar los datos que llegaron a IAVINCHI por esa vía, la solicitud sigue el mismo camino: iavinchi@davidrambeltagency.com, indicando el canal y el número o usuario con el que escribiste.
Menores de edad
La plataforma no está dirigida a menores de edad y no se recogen deliberadamente datos de menores. Si un negocio recibe datos de un menor, debe tratarlos respetando su interés superior y los derechos que la ley les reconoce.
Cambios a esta política
Cuando cambie lo que la plataforma guarda o hace con los datos, esta política cambiará con ello y se publicará aquí con su nueva fecha. Al entrar, la plataforma te pedirá aceptar la versión nueva antes de seguir.